Unterlagen einsammeln,
statt sie aus 27 Mails zusammenzusuchen.
Du legst an, was gebraucht wird. Dein Kunde bekommt einen Zugangslink, füllt aus oder lädt hoch - geprüft beim Tippen. Am Ende ein Klick und du hast die Daten als Excel-Tabelle mit deinen Spalten - bereit für DATEV, Lexware oder deinen eigenen Workflow.
Karte hinterlegen, erst nach 30 Tagen 69 €/Monat - vorher kündbar, dann keine Abbuchung.
Seite im Aufbau – Checkout temporär deaktiviert. Bei Interesse: kontakt@getsamla.de
Wenn jemand von vielen Leuten Unterlagen braucht.
Egal ob Kanzlei, Schulverwaltung, Versicherung, Immobilien-Verwalter oder Stiftung - wenn dein Alltag aus Mail-Anhängen und Excel-Listen besteht, ist das hier dein Ersatz.
Personen-Onboarding
Mitarbeiter, Mandanten, Mieter, Patienten - strukturiert statt per Mail-Anhang.
Anträge & Förderungen
Stiftungs-Anträge, Wohngeld, BAföG, Visa, Bauanträge - mit Pflichtfeldern und Anlagen.
Finanzen & Versicherung
KYC-Mappen, Schadenmeldungen, Kreditanträge inkl. Nachweise.
HR & Recruiting
Bewerbungsunterlagen, Führungszeugnis, Praktikanten- und Azubi-Pakete.
Bildung
Schul- und KiTa-Anmeldung, Klassenfahrt-Einverständnis, Stipendien-Bewerbungen.
Immobilien
Mieter-Selbstauskunft, Übergabeprotokoll, Makler-Mappe.
Lieferanten & Partner
USt-IdNr, Compliance-Nachweise, Subunternehmer- und Freelancer-Aufnahme.
… und alles andere
Wenn es eine Feld-Liste mit optionalen Datei-Uploads ist, kann Samla es einsammeln.
Sechs Bausteine - jeder einzelne nimmt dir konkret Arbeit ab.
Keine Feature-Matrix mit hundert Häkchen. Sechs Dinge, die im Alltag wirklich Zeit sparen - vom Zugangslink bis zur fertigen Excel-Tabelle auf deinem Schreibtisch.
Ein Zugangslink statt umständlicher Registrierung.
Dein Kunde muss sich nichts merken, keinen Account anlegen, kein Portal-Passwort suchen. Ein Klick auf den Link in der Mail - das war's. Beim ersten Besuch setzt er sein Passwort selbst und kommt danach jederzeit zurück.
- Funktioniert auch auf dem Handy - Kamera-Upload für Fotos und Scans direkt im Browser
- Link läuft nach 24 Stunden ab, du kannst jederzeit per Klick einen frischen schicken
- Bei jedem Aufruf siehst du live, wo der Kunde gerade ist und was fehlt
Schon beim Tippen geprüft - keine fehlerhaften Angaben mehr nachfordern.
Jeder Tastendruck wird gegen die echten Regeln geprüft, nicht gegen ausgedünnte Browser-Logik. IBAN, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Mindestlohn - alles direkt im Eingabefeld. Felder können sich auch automatisch ausrechnen (z.B. BIC aus BLZ, Wochenstunden aus Schichtblöcken).
- 30+ Prüfungen eingebaut: IBAN/BIC, USt-IdNr, Tätigkeitsschlüssel, PLZ, Datums-Plausi
- Auto-Berechnungen: BIC aus BLZ, Bundesland aus PLZ, Wochensumme aus Schichten
- Werte können vom Server in Echtzeit miteinander verglichen werden (z.B. Personalnummer eindeutig pro Mitarbeiter)
Eine Anfrage für 15 Mitarbeitende - klar strukturiert.
Statt 15-mal dieselbe Anfrage zu schicken, fasst du gleichartige Unterlagen in „Sammlungen" zusammen: pro Mitarbeiter ein Personalbogen + Steuerkarte + Vertrag in einer Karte gemeinsam. Innerhalb einer Sammlung kann es auch noch Mehrfach-Sub-Einträge geben (z.B. „mehrere Pfändungsverfahren pro Person"). Der Kunde klickt sich durch - du bekommst alles ordentlich gruppiert.
- Sammlungen pro Kunde unbegrenzt - Onboarding für ein ganzes Team in einer Anfrage
- Pflichtfelder pro Sammlungs-Instanz, Status pro Mitarbeiter sichtbar
- Mehrfach-Pfändungen, mehrere Bank-Verbindungen, mehrere Kinder - alles als Sub-Einträge möglich
Rückfragen direkt am Feld - ohne langes E-Mail-Hin-und-Her.
Wenn etwas unklar ist, klickst du nicht in dein Postfach, sondern auf das Feld. Eine kleine Chat-Spalte öffnet sich. Der Kunde sieht beim nächsten Aufruf einen Pulse-Indikator, antwortet direkt darunter. Avatare, Lesebestätigungen, Push-Indikator über Live-WebSocket - wie ein Mini-Slack, aber pro Feld.
- Chat-Threads pro Feld pro Mitarbeiter pro Sammlung - präzise verortet
- Eigene Kommentare sind nachträglich editierbar
- Profilbilder im Chat - der Kunde sieht, wer geschrieben hat
Das Nachfassen übernimmt die Software für dich.
Du legst pro Anfrage-Paket einmal fest, wann erinnert werden soll (z.B. „Eine Woche vor Frist", „Morgen ist Frist", „3 Tage überfällig - mich anpingen"). Der Hintergrund-Task läuft täglich, dedupliziert sauber - selbst Server-Neustarts während des Versands sind kein Problem. Niemand bekommt eine doppelte Mail.
- Beliebig viele Erinnerungs-Punkte pro Anfrage - vor und nach der Frist
- Eskalation an deine Mitarbeitenden bei Frist-Überschreitung
- Mail-Texte und Branding (Logo, Firmenname, Footer) zentral angepasst
Deine Daten in jedem Format, das du brauchst - mit einem Klick.
Hier sparst du am meisten Zeit. Statt die fertigen Daten abzutippen, richtest du dir pro Anfrage einmal einen Export ein - in genau dem Format, das dein nächstes System erwartet: Excel (.xlsx), Word (.docx), PDF oder CSV. Du kannst sogar deine eigene Excel- oder Word-Vorlage hochladen - mit Formeln, Logo, Pivot-Tabellen bzw. Platzhaltern wie {{name}} und {{iban}} - und Samla schreibt nur die Kundendaten an die richtige Stelle. Weil der Import in DATEV, Lexware oder Sage ohnehin nur eine Excel/CSV ist, legst du die Spalten einfach so an, wie dein Programm sie erwartet - fertig zum Import, ohne Nachbearbeitung. Und wenn dein Zielsystem ein ganz eigenes Format braucht, schreibst du dir mit ein paar Zeilen einen eigenen Exporter, der genau das ausgibt.
- Mehrere Export-Formate: Excel (.xlsx), Word (.docx), PDF und CSV
- Eigene Excel-/Word-Vorlage mit Spalten, Formeln, Branding & Platzhaltern - alles bleibt erhalten
- Spalten so anlegen, wie dein DATEV-, Lexware- oder Sage-Import sie braucht - der ist ja nur eine Excel/CSV
- Eigener Exporter ins eigene Format: brauchst du etwas Spezielles, gibst du es per Skript exakt so aus
- Auch der Kunde kann freigegebene Exports selbst herunterladen - sparst dir die Mail
Deine eigene Instanz - kein Schließfach in fremder Datenbank.
Die meisten SaaS-Tools werfen alle Kunden in eine große, geteilte Datenbank und trennen nur per Mandanten-ID - ein Bug, und fremde Daten liegen offen. Samla macht das anders: Jeder Kunde bekommt einen komplett eigenen, isolierten Stack.
- Eigene DatenbankDeine Daten liegen in einer eigenen PostgreSQL, physisch getrennt von allen anderen. Keine geteilten Tabellen, keine Mandanten-ID-Verwechslung.
- Eigener App-ServerDein Samla läuft als eigener Prozess. Die Last anderer Kunden bremst dich nie aus - kein „noisy neighbor“.
- Eigener Office-ServerDie Word-/PDF-Konvertierung (Collabora) läuft in deiner Instanz. Deine Dokumente verlassen sie nie.
Eine Instanz kompromittiert? Bleibt eine Instanz. Der Schaden-Radius eines Lecks ist genau ein Kunde - nie alle.
Ein Plan. Alles drin. Keine Freemium-Trickserei.
30 Tage kostenlos testen - Karte wird hinterlegt, aber erst nach Ablauf belastet. Kündigst du vorher, wird nichts abgebucht. Monatlich kündbar mit einem Klick.
30 Tage kostenlos · danach pro Instanz · zzgl. USt · jederzeit kündbar
- Unbegrenzte Vorlagen & Anfrage-Pakete
- Export als Excel, Word, PDF & CSV - oder eigener Exporter
- Alle Validierungen inklusive (IBAN, SV-Nr, USt-IdNr …)
- Eigene Subdomain: name.getsamla.de
- EU-Server (Hetzner Falkenstein)
- AVV inklusive
- E-Mail-Support
- 30 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar
Seite im Aufbau – Checkout temporär deaktiviert. Anfragen an kontakt@getsamla.de
Was kostet dich das Einsammeln von Hand - und was sparst du?
Geschätzt aus Durchschnittswerten pro Anfrage. Stell deine Zahlen ein.
- Nachfassen & erinnern8 min
- Handschriftliche Formulare abtippen6 min
- Korrektur-Anrufe (falsche Steuernr./IBAN)5 min
- Aus Mails & Anhängen zusammensuchen4 min
- Summe von Hand23 min
- Mit Samla: prüfen + Klick2 min
Annahmen: Durchschnittswerte aus typischen Mandanten-Onboardings - deine echten Zahlen liegen oft höher.