Diese Seite ist im Aufbau. Der Checkout ist derzeit deaktiviert. Für Anfragen: kontakt@getsamla.de
Made in Germany · Hosted in Falkenstein

Unterlagen einsammeln,
statt sie aus 27 Mails zusammenzusuchen.

Du legst an, was gebraucht wird. Dein Kunde bekommt einen Zugangslink, füllt aus oder lädt hoch - geprüft beim Tippen. Am Ende ein Klick und du hast die Daten als Excel-Tabelle mit deinen Spalten - bereit für DATEV, Lexware oder deinen eigenen Workflow.

Karte hinterlegen, erst nach 30 Tagen 49 €/Monat - vorher kündbar, dann keine Abbuchung.

Seite im Aufbau – Checkout temporär deaktiviert. Bei Interesse: kontakt@getsamla.de

30 Tage kostenlos, keine Abbuchung im TestEigene isolierte InstanzGehostet in Deutschland100 % DSGVO-konform
Wofür Samla taugt

Wenn jemand von vielen Leuten Unterlagen braucht.

Egal ob Kanzlei, Schulverwaltung, Versicherung, Immobilien-Verwalter oder Stiftung - wenn dein Alltag aus Mail-Anhängen und Excel-Listen besteht, ist das hier dein Ersatz.

Personen-Onboarding

Mitarbeiter, Mandanten, Mieter, Patienten - strukturiert statt per Mail-Anhang.

Anträge & Förderungen

Stiftungs-Anträge, Wohngeld, BAföG, Visa, Bauanträge - mit Pflichtfeldern und Anlagen.

Finanzen & Versicherung

KYC-Mappen, Schadenmeldungen, Kreditanträge inkl. Nachweise.

HR & Recruiting

Bewerbungsunterlagen, Führungszeugnis, Praktikanten- und Azubi-Pakete.

Bildung

Schul- und KiTa-Anmeldung, Klassenfahrt-Einverständnis, Stipendien-Bewerbungen.

Immobilien

Mieter-Selbstauskunft, Übergabeprotokoll, Makler-Mappe.

Lieferanten & Partner

USt-IdNr, Compliance-Nachweise, Subunternehmer- und Freelancer-Aufnahme.

… und alles andere

Wenn es eine Feld-Liste mit optionalen Datei-Uploads ist, kann Samla es einsammeln.

Funktionen

Sechs Bausteine - jeder einzelne nimmt dir konkret Arbeit ab.

Keine Feature-Matrix mit hundert Häkchen. Sechs Dinge, die im Alltag wirklich Zeit sparen - vom Zugangslink bis zur fertigen Excel-Tabelle auf deinem Schreibtisch.

01 · Onboarding

Zugangslink statt Account-Geburt.

Dein Kunde muss sich nichts merken, keinen Account anlegen, kein Portal-Passwort suchen. Ein Klick auf den Link in der Mail - das war's. Beim ersten Besuch setzt er sein Passwort selbst und kommt danach jederzeit zurück.

  • Funktioniert auch auf dem Handy - Kamera-Upload für Fotos und Scans direkt im Browser
  • Link läuft nach 24 Stunden ab, du kannst jederzeit per Klick einen frischen schicken
  • Bei jedem Aufruf siehst du live, wo der Kunde gerade ist und was fehlt
E-Mail Vorschau
S
Samla · noreply@getsamla.de
an lena.kruse@example.de
Acme GmbH bittet um deine Unterlagen

Klick auf den Link, leg ein Passwort fest und fülle den Personalbogen aus. Der Link läuft in 24 h ab.

Jetzt ausfüllen
acme.getsamla.de/m/9b3e…f47a
02 · Live-Prüfung

Geprüft beim Tippen - kein Müll mehr nachzufragen.

Jeder Tastendruck wird gegen die echten Regeln geprüft, nicht gegen ausgedünnte Browser-Logik. IBAN, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Mindestlohn - alles direkt im Eingabefeld. Felder können sich auch automatisch ausrechnen (z.B. BIC aus BLZ, Wochenstunden aus Schichtblöcken).

  • 30+ Prüfungen eingebaut: IBAN/BIC, USt-IdNr, Tätigkeitsschlüssel, PLZ, Datums-Plausi
  • Auto-Berechnungen: BIC aus BLZ, Bundesland aus PLZ, Wochensumme aus Schichten
  • Werte können vom Server in Echtzeit miteinander verglichen werden (z.B. Personalnummer eindeutig pro Mitarbeiter)
WebSocket · 24 ms
→ validate { field: "svnr", value: "65170388K035", dob: "1991-03-14" }
← ok { checksum: "K", bfa: "065", region: "Berlin" }
→ validate { field: "stunden_woche", value: 22, beschäftigung: "werkstudent" }
← warn { rule: "SGB-V §6", limit: 20, actual: 22 }
→ validate { field: "iban", value: "DE89370400440532013000" }
← ok { mod97: true, bic: "COBADEFFXXX" }
03 · Mehrfacheinträge

Eine Anfrage, 15 Mitarbeiter - ohne Chaos.

Statt 15-mal dieselbe Anfrage zu schicken, fasst du gleichartige Sachen in „Sammlungen" zusammen: pro Mitarbeiter ein Personalbogen + Steuerkarte + Vertrag in einer Karte gemeinsam. Innerhalb einer Sammlung kann es auch noch Mehrfach-Sub-Einträge geben (z.B. „mehrere Pfändungsverfahren pro Person"). Der Kunde klickt sich durch - du bekommst alles ordentlich gruppiert.

  • Sammlungen pro Kunde unbegrenzt - Onboarding für ein ganzes Team in einer Anfrage
  • Pflichtfelder pro Sammlungs-Instanz, Status pro Mitarbeiter sichtbar
  • Mehrfach-Pfändungen, mehrere Bank-Verbindungen, mehrere Kinder - alles als Sub-Einträge möglich
Bibliothek · Wiederverwendbar
Personalstammbogen
14 Felder · 6 Validatoren
Bucket
Anschrift (DE)
Straße, PLZ→Ort, Bundesland
Baustein
IBAN + BIC
MOD-97 + BLZ-Lookup
Baustein
Kinder mit Auslandsbezug
wiederholbar, max. 6
Baustein
04 · Zusammenarbeit

Rückfragen direkt am Feld - kein E-Mail-Ping-Pong.

Wenn etwas unklar ist, klickst du nicht in dein Postfach, sondern auf das Feld. Eine kleine Chat-Spalte öffnet sich. Der Kunde sieht beim nächsten Aufruf einen Pulse-Indikator, antwortet direkt darunter. Avatare, Lesebestätigungen, Push-Indikator über Live-WebSocket - wie ein Mini-Slack, aber pro Feld.

  • Chat-Threads pro Feld pro Mitarbeiter pro Sammlung - präzise verortet
  • Eigene Kommentare sind nachträglich editierbar
  • Profilbilder im Chat - der Kunde sieht, wer geschrieben hat
Feld-Thread
FELD · aufenthaltstitel.scan
aufenthaltstitel-2024.pdf
L
Lena (Kunde) · vor 1 Std
Reicht die Vorder- und Rückseite oder braucht ihr auch das Anschreiben?
MB
Mareike (Bearbeiterin) · vor 12 Min
Vorder- und Rückseite reicht, danke!
L
Lena · gerade eben
Hochgeladen ✓
05 · Erinnerungen

Hinterherrennen erledigt das Tool.

Du legst pro Anfrage-Paket einmal fest, wann erinnert werden soll (z.B. „Eine Woche vor Frist", „Morgen ist Frist", „3 Tage überfällig - mich anpingen"). Der Hintergrund-Task läuft täglich, dedupliziert sauber - selbst Server-Neustarts während des Versands sind kein Problem. Niemand bekommt eine doppelte Mail.

  • Beliebig viele Erinnerungs-Punkte pro Anfrage - vor und nach der Frist
  • Eskalation an deine Mitarbeitenden bei Frist-Überschreitung
  • Mail-Texte und Branding (Logo, Firmenname, Footer) zentral angepasst
Schedule · Bucket „Personalbogen Q2
Frist: 30. Juni 2026
noch 18 Tage
  • −14 TSanfter Remindergesendet
  • −7 TZweite Erinnerunggesendet
  • −3 TLetzte Mahnung + Slack-Pinggeplant 27.06.
  • +0Alert an Mareike (Staff)bei Frist
notification_log: dedup via (bucket_id, step, day) - kein Doppelversand bei Restart.
06 · Excel-Export

Daten direkt in DEINE Excel-Tabelle - ein Klick.

Das ist das Killer-Feature. Statt die fertigen Daten abzutippen, baust du dir pro Anfrage einmal einen Export: eine Excel-Tabelle mit genau den Spalten, die deine Buchhaltung braucht. Du kannst sogar deine eigene Excel-Vorlage hochladen - mit Formeln, Logo, Pivot-Tabellen - und Samla schreibt nur die Kundendaten in die richtigen Zellen. Weil der Import in DATEV, Lexware oder Sage ohnehin nur eine Excel/CSV ist, legst du die Spalten einfach so an, wie dein Programm sie erwartet - fertig zum Import, ohne Nachbearbeitung. Und wenn's ein fertiges Word-Dokument sein muss (Vertrag, Vollmacht, Antrag), geht das genauso - mit Platzhaltern wie {{name}} und {{iban}} in deiner .docx-Vorlage, auf Wunsch direkt als PDF.

  • Drei Export-Formate: Excel (.xlsx), Word (.docx) und PDF
  • Excel-Vorlage mit eigenen Spalten + Formeln + Branding - alles bleibt erhalten
  • Spalten so anlegen, wie dein DATEV-, Lexware- oder Sage-Import sie braucht - der ist ja nur eine Excel/CSV
  • Word-Templating: deine .docx mit Platzhaltern → automatisch ausgefüllt, optional als PDF
  • Auch der Kunde kann freigegebene Exports selbst herunterladen - sparst dir die Mail
personal_export_2026-06.xlsx
Eigene Excel-Vorlage · 23 Spalten
Mapping aktiv
A · Pers-NrB · NachnameC · SVNrD · IBAN
110042Kruse65170388K035DE89 3704 0044…
210043Bekele14080490M021DE12 5001 0517…
310044Sahin22120191P018DE44 2007 0024…
✓ Formeln aus Vorlage erhalten · Branding-Header übernommen
Architektur

Deine eigene Instanz - kein Schließfach in fremder Datenbank.

Die meisten SaaS-Tools werfen alle Kunden in eine große, geteilte Datenbank und trennen nur per Mandanten-ID - ein Bug, und fremde Daten liegen offen. Samla macht das anders: Jeder Kunde bekommt einen komplett eigenen, isolierten Stack.

  • Eigene DatenbankDeine Daten liegen in einer eigenen PostgreSQL, physisch getrennt von allen anderen. Keine geteilten Tabellen, keine Mandanten-ID-Verwechslung.
  • Eigener App-ServerDein Samla läuft als eigener Prozess. Die Last anderer Kunden bremst dich nie aus - kein „noisy neighbor“.
  • Eigener Office-ServerDie Word-/PDF-Konvertierung (Collabora) läuft in deiner Instanz. Deine Dokumente verlassen sie nie.

Eine Instanz kompromittiert? Bleibt eine Instanz. Der Schaden-Radius eines Lecks ist genau ein Kunde - nie alle.

acme.getsamla.deisoliert
App-ServerRust-Prozess
DatenbankPostgreSQL
OfficeCollabora
Datei-Volumeverschlüsselt
harte Trennung
Preis

Ein Plan. Alles drin. Keine Freemium-Trickserei.

30 Tage kostenlos testen - Karte wird hinterlegt, aber erst nach Ablauf belastet. Kündigst du vorher, wird nichts abgebucht. Monatlich kündbar mit einem Klick.

Hosted
Samla
Alles inklusive, ein Preis
€49/Monat

30 Tage kostenlos · danach pro Instanz · zzgl. USt · jederzeit kündbar

Alles dabei
  • Unbegrenzte Vorlagen & Anfrage-Pakete
  • Excel-, Word- & PDF-Export
  • Alle Validierungen inklusive (IBAN, SV-Nr, USt-IdNr …)
  • Eigene Subdomain: name.getsamla.de
  • EU-Server (Hetzner Falkenstein)
  • AVV inklusive
  • E-Mail-Support
  • 30 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar

Seite im Aufbau – Checkout temporär deaktiviert. Anfragen an kontakt@getsamla.de

FAQ

Häufige Fragen, ehrliche Antworten.

Du baust einmal eine Vorlage („Personalbogen" mit Feldern wie Name, IBAN, SVNr - Pflichtfelder ankreuzen, Prüfungen wählen). Du packst mehrere Vorlagen in ein Paket („Neuer Mandant"). Beim ersten Kunden klickst du das Paket an, gibst Name + Mail ein, klickst „Anfrage erstellen" - der Kunde bekommt sofort eine Mail mit Zugangslink. Er klickt, füllt aus, lädt hoch. Wenn er fertig ist, klickst du auf „Export" und ziehst alles als Excel-Tabelle direkt in DATEV, Lexware oder deinen eigenen Workflow.
Zwei Modi: Entweder du wählst pro Anfrage einfach aus, welche Felder als Spalten erscheinen sollen - Samla baut dir die Tabelle. ODER (das mächtige): du lädst deine eigene .xlsx-Vorlage hoch - mit deinen Formeln, deinem Logo, deinen Pivot-Tabellen, deinem Branding. Du markierst die Zellen, in die Kundendaten rein sollen, und Samla schreibt sie beim Export genau dort hinein. Formeln rechnen sich automatisch durch. Für einen DATEV-, Lexware- oder Sage-Import legst du die Spalten einfach so an, wie dein Programm sie erwartet - der Import dort ist ohnehin nur eine Excel/CSV.
Ja - genau gleich. Du lädst deine .docx-Vorlage hoch (Vertrag, Vollmacht, Antrag), setzt Platzhalter wie {{name}}, {{adresse}}, {{iban}} an die Stellen, wo Daten rein sollen. Beim Export ersetzt Samla die Platzhalter durch die Eingaben des Kunden. Auf Wunsch direkt als PDF (mit Collabora Online im Hintergrund). Layout, Logo, Schriftarten - alles bleibt, wie du es gebaut hast.
Ja. Wenn sich X als Liste von Feldern (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Datei-Upload, Unterschrift, Wochenkalender, …) beschreiben lässt, ist es eine Vorlage in Samla. Die Use-Case-Beispiele oben sind keine Whitelist - nur Inspiration. Auch zusammengesetzte Felder (Anschrift = Straße + PLZ + Ort) und sich wiederholende Blöcke (eine Anfrage = 15 Mitarbeiter) sind eingebaut.
Die universellen: IBAN/BIC mit Prüfziffer, USt-IdNr (VIES), PLZ, E-Mail, Telefon, URL, Pflichtfeld, Datumsbereich, Mindest-/Höchstlänge, Regex, Datei-Typ/Größe, PDF-Lesbarkeit, Bild-Mindestauflösung. Plus die deutschen Lohn-/Steuerregeln: Sozialversicherungsnummer mit Geburtsdatum-Plausi, Steuer-Identifikationsnummer, Beitragsgruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel, Mindestlohn 2026, ArbZG-Wochenlimit, Werkstudent-Grenze. Cross-Feld-Prüfungen wie „Datum nach Geburtstag" oder „Personalnummer eindeutig" auch. Eigene Regeln per Regex.
Du buchst direkt auf der Seite und hinterlegst dabei eine Zahlungsmethode - abgebucht wird aber nichts. Deine eigene Instanz steht sofort bereit und du kannst 30 Tage voll arbeiten. Wir erinnern dich 7, 3 und 1 Tag vor Ablauf per Mail. Läuft der Test aus, werden automatisch 49 €/Monat abgebucht. Kündigst du vorher (ein Klick im Konto oder im Stripe-Portal), wird nie etwas berechnet.
In deinem Konto auf getsamla.de/account. Kündigen geht dort mit einem Klick; für Zahlungsdaten und Rechnungen öffnest du von dort das abgesicherte Stripe-Portal. Aus der App wirst du dafür direkt dorthin geleitet - das Abo wird zentral auf der Website verwaltet, nicht in deiner Instanz.
Nach Kündigung hast du 30 Tage Zeit, alles zu exportieren - als Excel, Word und PDF. Danach Hard-Delete inklusive Backups, mit signiertem Lösch-Protokoll.
Ja. Liegt im Account-Portal als vorausgefülltes PDF bereit, ein Klick zur elektronischen Unterschrift.
Hetzner Falkenstein (Sachsen, Deutschland). Alle Datenbanken und Datei-Volumes liegen in der EU. Backups stündlich, serverseitig verschlüsselt, 30 Tage Aufbewahrung.
Auf der Kunden-Seite voll - füllen, fotografieren, hochladen, alles direkt im Browser ohne App-Installation. Der Admin-Bereich ist für Desktop optimiert, weil das Bauen von Vorlagen und Konfigurieren von Exports am Laptop deutlich angenehmer ist.
Nein. Jeder Kunde bekommt eine komplett eigene Instanz: eigene App, eigene PostgreSQL-Datenbank und einen eigenen Office-Server (Collabora) für die Word-/PDF-Konvertierung. Es gibt keinen geteilten Mandanten-Pool - deine Daten liegen physisch getrennt, nicht nur logisch per Mandanten-ID. Das heißt auch: kein „noisy neighbor“, und der Schaden-Radius eines Sicherheitsvorfalls ist genau ein Kunde.
Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und in der EU gespeichert. Datei-Uploads liegen pro Anfrage isoliert, der Zugriff ist über Session-Tokens abgesichert. AVV liegt unterschriftsbereit im Portal. Daten landen NIE in einer dritten Cloud - kein Drittstaat-Transfer, keine US-Subprozessoren.
Gehostet in Deutschland
Hetzner Falkenstein, Sachsen
100 % DSGVO-konform
AVV unterschriftsbereit, EU-only
Eigene isolierte Instanz
Eigene DB, App & Office pro Kunde
Verschlüsselt & ohne Dritte
TLS, eigener Backup-Schlüssel